Newsletter erstellen mit Brevo – Anleitung in 7 einfachen Schritten

von ConstanzeStraub | Juni 8, 2024 | Anleitungen

Newsletter erstellen mit Brevo – lohnt sich das überhaupt für dich?

Ich geb’s zu, das klingt jetzt etwas gemein. Ist aber nicht so gemeint. Die Frage ist vielmehr wichtig und strategisch gedacht. Vielleicht wird meine nächste Frage etwas klarer:

Möchtest du nur ein Formular einbauen – oder möchtest du ein funktionierendes E-Mail-Marketing-System aufbauen?

Denn ein Newsletter ist kein Tool-Thema.
Er ist ein strategisches Instrument.

Brevo ist technisch schnell eingerichtet. Aber entscheidend ist:

Welche Rolle spielt dein Newsletter in deiner gesamten Website-Strategie? Übrigens klärst du diese Frage sehr gut, wenn du vor ein Website Konzept erstellst. Warum das Konzept so wichtig ist und welchen Vorteil du davon hast, das habe ich hier ausführlich erklärt:

Was passiert nach der Anmeldung?

Wie baust du Vertrauen auf – nicht nur eine Liste?

Diese Anleitung zeigt dir die technische Einrichtung in 7 Schritten. Gleichzeitig zeige ich dir, worauf es strategisch ankommt.

Formular bauen, Optin-Mail schreiben und Automation einrichten – mit Brevo in nur 7 Schritten

Du möchtest mit E-Mail-Marketing loslegen und einen Newsletter erstellen? Am besten eine Automation, damit du möglichst wenig Arbeit hast?

Oder du möchtest deinen Newsletter-Dienst wechseln – bist aber mit der Technik überfordert.

Dann bist du hier richtig. Mit dieser Anleitung zeige ich dir, wie du dein E-Mail Marketing mit dem Newsletter-Dienst Brevo einrichtest (ehemals Sendinblue und davor Newsletter2Go).

Newsletter erstellen und mit E-Mail Marketing loslegen für mehr Kunden

Was ist ein Newsletter?

Ein Newsletter ist eine E-Mail, die du regelmäßig an Kunden oder Kontakte schickst. Diese Mails sind Teil deiner gesamten Marketingstrategie. Konkret: dein E-Mail Marketing. Damit die Leute deinen Newsletter überhaupt erhalten, müssen sie vorher ihre Mailadresse bei dir lassen.

Die Idee hinter einem Newsletter ist, Adressen in einer Liste zu sammeln. Oder im Marketing-Schnack: Mit einem E-Mail Marketing möchtest du langfristige Kundenbeziehungen aufbauen. Diese Kontaktliste ist dein Schatz.

Darum empfehle ich Brevo als Newsletter-Dienst

Brevo hab ich letztes Jahr (2023) für eine Kundin eingerichtet. Damals hieß es noch Sendinblue. Ich fand das Tool damals schon übersichtlich und intuitiv zu bedienen. Anfang 2024 hab ich dort einer anderen Kundin den Newsletter aufgebaut. Ich war erstaunt: Die Ansicht ist noch intuitiver, noch einfacher geworden.

Der Aufbau und die Gestaltung der E-Mails und die Automationen gehen simpel per Drag and Drop. Andere Newsletter-Dienste (wie ActiveCampaign, das nutze ich), sind längst nicht so einfach und intuitiv. Ein weiterer Vorteil von Brevo: Dieser Dienst ist im Vergleich zu anderen Anbietern kostengünstig und hat einen Free-Tarif (den hat ActiveCampaign nicht).

Falls du jetzt die Frage stellst: Gehts nicht auch mit einfachen E-Mail-Programmen? Nee. E-Mail Marketing ist mit „normalen” E-Mail-Programmen wie Outlook, Gmail, Thunderbird oder Mail nicht möglich. Du brauchst eine Newsletter-Software, die dir den automatisierten Versand der Newsletter abnimmt.

Mit dieser Anleitung hast du die Grundlagen für ein E-Mail-Marketing unter Dach und Fach.

Was brauchst du für dein E-Mail-Marketing?

1. Du braucht eine Website:

Die Website brauchst du, um dort dein Anmeldeformular einzubetten. Außerdem eine „Fast-geschafft-Seite“ und eine „Danke-Seite“ (dazu sag ich noch was).

Was auch geht: Eine einzelne Landingpage für die Newsletter-Anmeldung. Kannst du sogar bei Brevo einrichten.

Meine Meinung: Ich bin eine Freundin von Unabhängigkeit. Mit deiner eigenen Website bist du autark und kannst besser kontrollieren, wie du deine Kontakte begrüßt. Außerdem: Mit einer Website kannst du eine Fast-geschafft-Seite und eine Danke-Seite einrichten. Mit der Fast-geschafft-Seite erhält der Kontakt die Info, dass eine Mail folgt. Und mit der Danke-Seite erfährt der neue Kontakt, dass die Anmeldung erfolgreich war.

Theoretisch kannst du die Erfolgsmeldung auch nur als Mail versenden. Doch Mails können im Spam landen (oder garnicht erst ankommen…).

2. Du brauchst einen Newsletter-Dienst

Du brauchst einen Dienst wie Mailchimp, ConvertKit, Active Campaign oder eben Brevo. Hier befindet sich deine Kontaktdatenbank mit den Mailadressen deiner Follower, die deinen Newsletter bestellen. Außerdem, ganz wichtig: Vom Anbieter bekommst du den Code-Schnipsel für das Anmeldeformular, das du in der Website einbindest.

Diese 7 Schritte brauchst du für dein E-Mail-Marketing

• 1. Schritt : Mache eine Strategie und zeichne einen Plan für die Automation
• 2. Schritt: Wenn du eine Website hast: Lege eine Fast-geschafft und eine Danke-Seite an
• 3. Schritt: Richte einen Account in Brevo ein
• 4. Schritt: Nenne deine Kontakt-Liste und den Ordner in um und importiere Kontakte
• 5. Schritt: So richtest du die Optin- und die Begrüßungsmail ein
• 6. Schritt: Newsletter-Formular bauen und mit Mails und URLs verbinden
• 7. Schritt: So bindest du das Formularfeld in deine Webseite ein

Moment noch: Ein wichtiger Punkt, den viele unterschätzen

Viele denken:
„Wenn das Formular steht, läuft der Newsletter von allein.“

Das stimmt nicht.

Ein Newsletter funktioniert nur dann, wenn:

• deine Website klar positioniert ist,
• dein Angebot verständlich ist,
• dein Freebie zum Angebot passt,
• deine E-Mails auf ein konkretes Ziel einzahlen.
• Sonst sammelst du Kontakte – aber keine Kunden.

Brevo ist die Technik.
Möchtest du Menschen in deine Welt holen, dann brauchst du zuerst eine klare Positionierung.

Bevor du mit der Technik in Brevo beginnst:

Wenn du gerade erst deine Website aufbaust oder dein Angebot noch unscharf ist, dann lohnt es sich, zuerst die Struktur und Strategie der Website zu klären (im Blogartikel liest, was du machen kannst).

Ein Newsletter verstärkt immer das, was bereits da ist. Ist die Grundlage unklar, verstärkst du Unklarheit.

Natürlich kannst dir auch dabei helfen lassen. Dafür biete ich immer noch meinen Website Sprint an – in 4 Stunden deine Startseite (oder eben deinen Newsletter oder irgendeine andere Seite deiner Website).

1. Schritt

Einen Plan für die Automation erstellen

Stell dir die Fragen:

• Wie soll meine Automation aussehen?
• Was passiert, wenn ein Mensch dein Newsletter bestellt hat?
• Was soll der neue Kontakt als nächtes sehen?
• Was soll in den Mails stehen, die der Kontakt zur Begrüßung bekommt?

Diesen Plan skizzierst du am besten auf einem Blatt Papier. Mir hilft das, die Übersicht zu behalten. Vergiß auch nicht die Bestätigungsseiten auf deiner Website: Ich mache es immer so, dass ich auf meiner Website eine Fast-geschafft-Seite und eine Danke-Seite anlege.

Die Automation sieht also so aus:

• Eine Person (nennen wir sie „Anna“), füllt das Formularfeld aus und klickt auf „Senden“.
• Daraufhin öffnet sich in ihrem Browser eine Seite deiner Website. Anna liest darin, dass sie eine Mail erhält, die sie noch bestätigen muss
• Anna sieht in ihrem Postfach eine Optin-Mail und klickt auf den Bestätigungs-Button
• Im Browser von Anna öffnet sich eine neue Seite deiner Website. Hier wird sie darüber informiert, dass die Anmeldung geklappt hat.
• Zum Schluß findet Anna eine 1. Begrüßungsmail in ihrem Postfach. Hier könnte ein Link zu deinem Freebie enthalten sein (oder das Freebie ist als Anhang in der Mail). Anna freut sich, weil sie jetzt eine erste Mail von dir bekommen hat.

2. Schritt

Fast-geschafft- und Danke-Seite erstellen

Ich empfehle dir, mit der Fast-geschafft-Seite und der Danke-Seite zu beginnen. Diese beiden Seiten sind simpel, denn sie brauchen keine besondere Gestaltung. Nur kurz ein paar Hinweise. Fertig.

3. Schritt

Account einrichten in Brevo

Das ist der einfachste Schritt (kennst du bestimmt von anderen Anmeldungen):

• Öffne die Website von Brevo.
• Oben rechts ist der grüne Button: Kostenlos beitreten.
• Im neuen Fenster trägst du deine Mailadresse und ein beliebiges Passwort ein,
• dann wird dir eine Bestätigungsmail an deine Mail-Adressse geschickt.
• Öffne dein Mailprogramm und schau nach der E-Mail von Brevo,
• auf den Button klicken „Meine E-Mailadresse bestätigen“ (Registrierung abschließen),
• im verlinkten Browserfenster die Felder ausfüllen (Name und Angaben zum Unternehmen),
• dann wirst du zur Paket-Auswahl geführt.
• Einen Tarif auswählen.
• Fertig

4. Schritt

Liste und Ordner umbenennen

Die Oberfläche von Brevo ist sehr übersichtlich und gut strukturiert. Wenn du dich eingeloggt hast, findest du links das vertikale Hauptmenü mit allen wichtigen Punkten, die für deine Arbeit mit den Newslettern wichtig sind. Und auf der rechten Seite findest du deine Arbeitsflächen bzw. die jeweiligen Übersichten. Die Punkte in der Hauptnavigation sind:

• Startseite
• Kontakte
• Kampagnen
• Automatisierungen
• Transaktional
• Conversations
• Deals
• Meetings
• Anrufe

Wenn du auf diese Menüpunkte klickst, öffnen sich Untermenüs. Deine Listen findest du im Untermenü von „Kontakte“. Dein nächster Schritt: Du gehst zum Menüpunkt „Kontakte“. Wenn du dort klickst, passiert folgendes: Das Menü erweitert sich unter dem Punkt Kontakte nach unten. Nun steht unter dem Menüpunkt Kontakte dieses Untermenü:

• Listen
• Segmente
• Landing Pages
• Formulare
• Einstellungen

Auf der rechten Seite findest du – tata – deine Kontaktdatenbank. Wenn du neu bist, findest du hier deine eigene E-Mailadresse.

So findest du Listen und Ordner

Du klickst im Menü auf „Listen“. Nun steht auf der rechten Seite (neben dem Menü) deine erste Liste.

Falls du dich über diese Liste wunderst (du hast doch nix gemacht…): Das macht Brevo automatisch bei der Anmeldung. In dieser ersten Liste liegt deine eigene E-Mailadresse. Außerdem findest du bereits einen Ordner.

Deine Kontakte liegen immer in einer Liste und die Listen wiederum in einem Ordner.

Diese erste Liste nennt Brevo „Deine erste Liste“ und den Ordner „Dein erster Ordner“. Naja, diese Namen sind echt nichtsagend. Deshalb würde ich sie ändern und aussagekräftige Namen vergeben. Zumal du später bestimmt mehrere Listen und Ordner hast. Leg dir eine Liste an, in der ALLE Kontakte sind. Ich nenne meine Liste „Hauptliste“.

Und so änderst du die Namen der Listen

• Wenn du das Untermenü von Kontakte geöffnet hast, klickst du auf > Listen
• ganz rechts in der Tabelle mit der Liste findest du die Spalte „Aktionen“
• in dieser Spalte auf die 3 Punkte hinter der Zeile mit der Liste klicken.
• es öffnet sich ein Kontextfenster,
• hier auf auf „Umbenennen“ klicken.

So änderst du den Namen der Ordner

• Oben links steht ein Auswahlfeld.
• Hier kannst du deine Ordner auswählen.
• Du wählst den Ordner aus: „Dein erster Ordner“
• Nun stehen rechts neben dem Auswahlfeld die Optionen „Ordner bearbeiten“ und „Ordner löschen“.
• Auf „Ordner bearbeiten“ klicken (okay, war jetzt logisch…), um dein Newsletter Marketing zu strukturieren.
• Im Kontextfenster „Ordner umbenennen“ wählen.
• Alternativ auf „Aktionen“ und die 3 Punkte klicken (wie bei den Listen).

5. Schritt

Opt-In-Mail und Begrüßungsmail einrichten

Tipp: Warum du zuerst die E-Mail-Vorlage einrichtest

Der Grund ist derselbe, warum ich zuerst die Fast-geschafft- und die Danke-Seite einrichte: Strategie und Arbeitsteilung. Denn das ist so: Während du das Formular aufbaust, wirst du aufgefordert, E-Mailvorlagen auszuwählen (und URLs deiner Website, dazu später mehr). Hättest du deine Mails (und Seiten) noch nicht fertig, müsstest du jedesmal die Arbeit am Formular abbrechen. Nun sind also erstmal die E-Mails dran. Diese sind

• die Optin-E-Mail
• die Begrüßungsmail.

Die Optin-Mail

Die Optin-Mail ist gesetzlich zwingend vorgegeben (DSGVO). Und natürlich möchtest du deinen Newsletter datenschutzkonform einrichten. Deshalb musst du das sogenannte Optin-Verfahren anwenden. Heißt: Wenn Anna deinen Newsletter abonniert hat, bekommt sie eine E-Mail, mit der sie die Anmeldung bestätigen soll. Nur mit dieser wichtigen Bestätigung wird Anna verbindlich und datenschutzkonform in deine Liste eingetragen.

Die Begrüßungsmail

Die Begrüßungsmail ist freiwillig – aus meiner Sicht aber ein unbedingtes Muss. Denn du möchtest zu Anna Vertrauen und eine Beziehung aufbauen. Mit der Begrüßungsmail sagst du Anna vor allem drei wichtige Punkte:

• Die Anmeldung war erfolgreich
• Sie ist nun in deiner Liste und
• Sie findet hier (oder mit einem Link) dein kostenloses Angebot und Infos zu dir.

Opt-In-E-Mail schreiben und gestalten

Für die Optin E-Mail gibt es eine fertige Vorlage in Brevo. Die kannst du natürlich nutzen und anpassen, dann sparst du diesen Schritt. Aber: Ich find sie blöd. Denn die fertige Vorlage läßt sich nur schwer umbauen. Wenn du – als Beispiel – die Farbe des Buttons ändern möchtest, geht das nur umständlich. Ich hab’s sogar fertig gebracht, bei der Umgestaltung den Link zu zerschießen. Deshalb lege ich lieber mein eigenes Template an.

Also: Auch wenn du das fertige Optin nimmst: Lies die Anleitung trotzdem durch, denn sie ist gleichzeitig die Anleitung für jede andere E-Mail-Vorlage.

So richtest du Mail-Vorlagen ein (und die Optin-Mail)

• Du klickst auf den Menüpunkt > Kampagnen (im vertikalen Hauptmenü)
• Es öffnet sich ein weiteres vertikales Untermenü (E-Mail, SMS, WhatsApp, Web-Push, Facebook Ads, Vorlagen, Statistiken, Einstellungen).
• Du klickst auf den Punkt > Vorlagen
• Auf der rechten Seite steht nun eine Liste mit Standart-Templates
• Du klickst auf „Template erstellen“ (rechts oben, der schwarze Button)
• Es öffnet sich das Fenster: „Welches Template möchtest du erstellen?“
• Hier wählst du E-Mail-Template (der linke Button)

1) Einstellungen der OptIn-E-Mail

Bevor du texten kannst, wirst du zunächst zu den primären Einstellungen geführt. Hier vergibst du deiner neuen Vorlage einen Namen (der ist nur für dich). Außerdem solltest du der E-Mail einen aussagekräftiges Betreff geben. Damit die Empfängerin weiß, worum es in der Mail geht.

Die 1. Einstellungen:
Name der Vorlage > Optin Email (oder ähnlich, sollte für dich nur klar sein)
Betreffzeile > Bitte bestätige deine Anmeldung (oder ähnlich)
Preheader

Was ist der Preheader? Das ist die Voransicht des E-Mailinhalts. Manche Mailprogramme stellen den Mailinhalt in einer Voransicht unter der Betreffzeile dar. Falls du hier einen eigenen Text definieren möchtest, kannst du den Preheader mit Text füllen. Beim Optin find ich‘s nicht nötig.

Erweiterte Optionen kannst du für die Optin-E-Mail ignorieren.

Button Nächster Schritt klicken

2) Vorlagen gestalten

Dieser Punkt kann jetzt etwas verwirrend sein: „Wieso soll ich eine Vorlage wählen, wenn ich gerade eine Vorlage baue?“ Der Punkt ist: Jede Vorlage ist technisch fertig eingerichtet. Selbst wenn keine oder kaum eine Gestaltung enthalten ist. Denn hinter einem automatisierten Mailversand steckt eine Menge Programmierung. Du hast also auch mit den relativ „puristischen“ Vorlagen solche, die zwar noch etwas Finetuning brauchen – die aber technisch tipptopp funktionieren.

Nach deinen Einstellungen siehst du im nächsten Arbeitsbereich 6 Rahmen. Diese Kästen sind die Ansichten von sechs einfach gestrickten Vorlagen. Doch bevor ich weitermache eine kurze Erklärung, was du in diesem Bereich noch siehst und wozu die Einträge sind:

Über den ersten sechs Vorlagen siehst du ein horizontales Menü mit den Menüpunkten:

• Design
• Vorlagen-Galerie
• Meine Vorlagen
• Vorlage programmieren

Design der Opt-In-Mail

Unter diesem Menüpunkt findest du die erwähnten sechs einfachen Templates mit Platzhaltern für Bilder oder Videos. In den Vorlagen wurde der Blindtext in Zeilen und Spalten eingeteilt, so dass du bei der Gestaltung weniger Arbeit hast. In diesem „Design“-Bereich findest du auch ein Template, mit dem du von Grund auf neu beginnen kannst. Diese Vorlage nutze ich für meine Opt-In-Mail. Weiter unten erkläre ich dir den Aufbau.

Vorlagen-Galerie

In diesem Bereich findest du alle fertig Templates in schicken Layouts, die Brevo uns schenkt. Ich finde die Menge ziemlich krass! Da kann einem die Wahl echt schwer fallen. Die Templates haben Blindtext, Bilder und Grafiken und sind in unterschiedlichen Layoutrastern fix und fertig designt. Du kannst die Bilder nutzen und brauchst nur noch Text austauschen – fertig.

Aber: Für eine Optin-Mail sind diese Vorlagen definitiv too much.

Meine Vorlagen

Dieser Bereich ist klar: Hier findest du alle deine fertigen Vorlagen, die du gespeichert hast. Praktisch, wenn du neue Kampagnen startest. Dann wählst du einfach eine deiner Vorlagen und tauscht den Text aus.

Vorlage programmieren

Hier gibt es die beiden Optionen

• Rich Text-Editor und
• HTML-Editor

Den Rich Text-Editor nimmst du, wenn du reine Textmails schreiben und versenden möchtest. Diese Option kann durchaus sinnvoll sein. Denn alle Vorlagen in Brevo sind HTML-Mails (auch wenn die Gestaltung eher puristisch ist). Reine Textmails haben den Vorteil, dass sie schneller geladen werden und sie sind weniger anfällig für Spamfilter. Sie sind also eine Überlegung wert!

HTML-Editor: Wenn du eine eigene HTML-Mail schreiben möchtest, kannst du diesen HTML-Editor als Spielwiese nutzen. Nachteil: Du musst gute HTML-Kenntnisse haben.

Vorlage wählen unter „Design“

Für eine Optin-Mail erstelle am besten eine Vorlage ohne großartiges Layout. Ohne Schnickschnack, nur mit einem Button und wenig Text. Denn Anna soll ja nur bestätigen und nicht abgelenkt werden. Dazu wähle ich eine der 6 Kästen (Vorlagen), die ich unter „Design“ finde. Ich wähle die Vorlage „Von Grund auf beginnen“. Hier die Auflistung der Vorlagen, die du auch alle nutzen kannst:

• Standart-Template
• Produkt verkaufen
• Geschichte erzählen
• Für eine Veranstaltung anmelden
• Von Grund auf beginnen
• Einfach

E-Mail-Vorlage in Brevo einrichten

Hast du die leere Vorlage gewählt?

Dann kann’s mit der Gestaltung weitergehen. Oder besser gesagt: Du setzt ein paar Zeilen Text und den Button zur Bestätigung. Nachdem du die Vorlage ausgewählt hast, erscheint in Brevo ein neuer Arbeitsbereich. Dieser Arbeitsbereich ist in 3 Teile gegliedert. Du findest

ganz links
ein vertikales Menü, das aus Icons besteht. Das erste in dieser Spalte ist das Icon „Blöcke“, gefolgt von „Style“, darunter „AI“.

Rechts daneben
findest du quadratische Felder mit Icons. Das sind die Blöcke mit verschiedenen Inhaltselementen.

Im ganz rechten Bereich
findest du den Editor mit Punktraster, in dem du deine Mail aufbaust und gestaltest. Der Bereich beginnt oben mit einem Rahmen und dem Hinweis „Inhalt hier einfügen“. In diesen Rahmen ziehst du deine Blöcke rein. Einfacher geht’s nicht. Über den Blöcken findest du noch ein kleines, horizontales Menü mit den Reitern

• Blöcke
• Abschnitte
• Gespeichert

Was sind Blöcke?

Die Blöcke sind die Elemente, mit denen du deine E-Mail mit Inhalt füllst. Also z.B. „Titel“, „Text“, „Bild“ oder „Button“.Dazu klickst du  auf einen Block und ziehst das Ganz mit gedrückter Maustaste in den rechten Inhaltsbereich.

Was sind Abschnitte?

Abschnitte sind eine Zusammenstellung verschiedener Blöcke. Als Beispiel: Du möchtest einen kleinen Kasten mit einem Bild, einem Text und einem Call to Action-Button in immer derselben Gestaltung in verschiedenen Mails verwenden. Dann kannst du so einen kleinen Kasten einfach als Abschnitt speichern. Ein Anwendungsbeispiel: Ich setze unter meine E-Mails immer einen kleinen Autorenkasten. Darin ist ein Bild von mir, mein Name und ein kurzer Pitch zu meinem Angebot.

Im Bereich Abschnitte findest du fertig layoutete Abschnitte, die bereits Bilder und Blindtext enthalten. Die kannst du natürlich auch nehmen. Doch, wie gesagt: Halte die Optin-Mail so einfach wie möglich.

Unter dem Reiter „Gespeichert“ findest du deine gespeicherten Abschnitte.

Die Optin-Mail mit Inhalt füllen

Du klickst auf die jeweiligen Blöcke und ziehst sie mit gedrückter Maustaste ins Editorfeld „Inhalt hier einfügen“. Die Elemente (Text oder Button) können beliebig bearbeitet werden. Du kannst den Schrifttyp wählen, die Farbe, den Hintergrund, die Größe der Schrift usw. Wenn du das Element (den Block im Editorfenster) anklickst, wird auf der linken Seite ein neues Fenster gezeigt. Hier kannst du deine Gestaltung anpassen: Schrift anpassen, Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Textausrichtung (linksbündig, mittig), den Hintergrund und vieles mehr.

Dieselben Anpassungen kannst du mit dem Button machen. Du kannst Rundungen hinzufügen (so dass er fast oval ist), die Hintergrundfarbe ändern, die Schriftfarbe ändern und einiges mehr. Dieser Text muss unbedingt in die Optin-Mail Was du in der Optin-Mail schreibst bleibt dir überlassen. Wichtig: Der Hinweis auf dem Button sollte so eindeutig wie möglich sein. Was auch wichtig ist: Du solltest erwähnen, dass der Kontakt sich mit der Bestätigung zum Newsletter anmeldet. Dem Kontakt muss klar sein, dass er seine Einwilligung zum Newsletter gibt, wenn er den Bestätigungsbutton klickt.

Den Link einfügen, damit der Kontakt in die Liste kommt

Zum Schluß kommt das wichtigste: der Link des Buttons. Denn wenn der neue Kontakt auf den Button geklickt hat, soll das System die E-Mailadresse und den Vornamen der Person in deine Liste für das Newsletter Marketing eintragen. Deshalb machst du noch folgendes: Du klickst mit dem Mauszeiger auf den Button. Es erscheint ein Kettensymbol.

• Auf das Kettensymbol klicken.
• Es öffnet sich ein > Kontextfenster:
• Hier „Double-Opt-in-Link“ auswählen

Testen und Layout responsiv anpassen

Jetzt ist es sinnvoll, dein Layout für Smartphones anzupassen und zu testen. Oben rechts findest du dafür 2 Symbole. Das sind links neben dem Speichern-Button die Icons für die Desktop-Ansicht und die Smartphone-Ansicht. Das ist nämlich das schicke hier: Du kannst direkt prüfen, wie das Layout der E-Mail auf dem Desktop aussieht und wie auf dem Smartphone. Und, richtig grandios:

Wenn du das Smartphone-Icon aktivierst und Änderungen am Layout machst, dann wirken sich die Änderungen ausschließlich fürs Smartphone aus. Super responsiv! Außerdem gibt es verschiedene Möglichkeiten, um globale Styles für deine Vorlage einzustellen. Dazu gehst du auf das Icon „Style“ (ganz links). Hier kannst du dir global deine Markenbibliothek anlegen (Farben, Schriften, Abstände).

Letzter Schritt: Vorlage aktivieren Jetzt muss die Vorlage noch aktiviert werden. Sonst kann sie nicht eingesetzt werden. Dafür gibt es rechts oben den Button „Speichern und aktivieren“. Falls du nur zum Test gespeichert hast, kannst du auch in der Vorlagenliste aktivieren: Dazu klickst du auf die 3 Punkte in der Zeile der jeweiligen Vorlage. Im Kontextfenster einfach auf „Aktivieren“ klicken. Ist die Vorlage aktiv, steht dort ein grüner Punkt.

Vorlage erstellen für die Schlußmail

Hier gehst du genauso vor wie bei der Optin-Vorlage. Bei den Einstellungen kannst du die erweiterten Optionen anklicken. Hier gibt es nämlich die Möglichkeit, der Mail einen Anhang anzufügen (zum Beispiel ein Freebie). Oder du kannst dem Empfänger ein Tag vergeben.

Was ist ein Tag?

Ein Tag ist eine Art Etikett. Damit kannst du diesen Kontakt kennzeichnen. Ein Anwendungsbeispiel: Du hast mehrere Freebies. Damit du später in deinen Listen weißt, für welches Freebie sich der Kontakt angemeldet hat, gibst du ihm ein Tag mit der Beschreibung des Freebies. Alle anderen Schritte machst du wie oben erklärt.

Ein wichtiger Hinweis, wenn du deine Templates suchst:

Wenn du fertig bist mit deinen Vorlagen und zum Menüpunkt „Vorlagen“ zurückkehrst, kann es passieren, dass du dich wunderst: Wo sind meine gespeicherten Vorlagen? Brevo zeigt nämlich zuerst die Templates an, die zwar gespeichert, aber noch nicht aktiviert worden sind.

Das bedeutet: Wenn du im Fenster „Templates“ bist, gehe auf das Auswahlfenster „Nicht aktiv“. Hier wählst du aus: Alle Status. Und schwups: Nun siehst du alle deine gespeicherten Vorlagen. Die aktiven genauso wie die, die du nur testen willst und die deshalb „Nicht aktiv“ sind.

6. Schritt

Formular in Brevo erstellen

Jetzt kommt der wesentlichste Teil des ganzen Prozedere: das Formularfeld. Das Ding, mit dem sich deine Besucher bei dir zum Newsletter anmelden. Gleichzeitig ist das eigentlich die geringste Arbeit. Also legen wir los: Den Menüpunkt Formulare findest du im Hauptmenü, wenn du Kontakte anklickst. Die nächsten Schritte sind also:

• Kontakte anklicken (ein Untermenü öffnet sich)
• Du klickst auf den Button oben rechts „Ein neues Anmeldeformular erstellen“
• Erstellen Sie ein Anmeldeformular

6.1) Die Einrichtung des Formulars in Brevo

Es erscheint ein Fenster, in dem du nun Schritt für Schritt weitergeleitet wirst. Der erste Punkt ist die Einrichtung. Hier machst du folgendes

Oben vergibst du einen Formularname.

Darunter kannst du anklicken, ob du DSGVO-Felder aktivieren möchtest.

Jetzt Achtung:

Wenn du diesen Kasten anklickst, erscheint unter deinen Formularfeldern folgender Text und ein Kasten zum anklicken: „Ich möchte Ihren Newsletter erhalten und akzeptiere die Datenschutzerklärung“

Dieser Punkt ist für Anfänger und Rechtslaien verwirrend. Die Besucher deiner Website brauchen dieses Feld zum Anklicken nicht. Denn du verschickst ja eine Optin-Mail, mit der die Besucher dem Erhalt des Newsletters explizit zustimmen. Damit, mit dieser Optin-Mail, ist dein Newsletter datenschutzkonform eingerichtet. Double Optin heißt: Nachdem der neue Kontakt deinen Newsletter bestellt hat, muss er erst in einer separaten Mail bestätigen, dass er damit einverstanden ist, den Newsletter zu erhalten.

Das heißt für dich an diesem Punkt: die DSGVO-Felder deaktiviert lassen! Du klickst also auf Weiter.

6.2) So gestaltest du das Formular in Brevo

Im nächsten Schritt siehst du 2 Arbeitsbereiche: Auf der linken Seite findest du den oben Bereich mit mehreren Blöcken (Inhaltsblöcke wie Text oder Bild) und unten den Bereich mit Feldern (Attribut, Mehrere Listen, Single Choice u.s.w.). Auf der rechten Seite siehst du ein bereits fertiges Formular mit dem Anmeldebutton. Das kannst du mit den Blöcken und Feldern für deine Bedürfnisse anpassen.

Über dem Bereich mit den Blöcken und Feldern findest du ein horizontales Menü: Formulardesign erstellen Im Bereich Erstellen findest du den Inhalt des Formularfelds. Das sind Text, Bild, Listen, Single Choice Felder und viele mehr. Die Blöcke werden einfach mit gedrückter Maustaste in den Formularbereich gezogen. Wenn du deine Newsletteranmeldung auf deiner Website gestaltet hast (ich mache das immer so), dann brauchst du für dein Anmeldeformular nur die relevanten Felder auswählen: E-Mail, Vorname und Absende-Button. Diese drei Felder sind unverzichtbar, wenn du deinen ersten Newsletter versenden möchtest.

Das heißt für dich: Den gesamten oberen Text über dem E-Mail-Feld kannst du löschen.

Das funktioniert so: Geh mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Text, das Textfeld wird blau umrandet und an der rechten Ecke erscheint ein Papierkorb-Symbol.

Jetzt fehlt noch das Feld für den Vornamen. Dazu gehst du in den Feldern links auf „Attribut“. Das ziehst du nach rechts auf das Newsletterfeld. Nun ändert sich im linken Feld die Ansicht in „Attribut-Datenbank“. Im Auswahlfeld steht SMS. Das willst du natürlich nicht haben. Also gehst du dort ins Feld und wählst „Vorname“ aus. Von den lilafarbenen Haken kannst du folgende deaktiveren:

• Name des Labels
• Hilfetext
• Pflichtfeld

Das Pflichtfeld ist Geschmacksache. Ich hab erfahren, dass viele ihren Vornamen nicht angeben möchten. Ist zwar doof, aber warum soll ich die Leute vergrätzen. Also würde ich den Haken bei Pflichtfeld deaktiveren. Dasselbe machst du mit dem E-Mailfeld:

• Auf das E-Mailfeld klicken
• Es öffnet sich wieder links die Attribut-Datenbank
• Name des Labels deaktivieren
• Hilfetext deaktivieren.

Das Pflichtfeld kannst du nicht deaktivieren. Was ja logisch ist, denn die E-Mailadresse ist zwingend notwendig, sonst kann sich der Mensch ja nicht anmelden.

Fertig. Jetzt kannst du noch ein wenig gestalten. Wenn du nicht möchtest, dass der Button schwarz ist, sondern vielleicht ein schickes Pink hat, dann machst du folgendes:

• Du klickst auf den Button.
• Links öffnet sich der Bereich „Formulardesign“.
• Klick auf den Button
• Hier kannst du die Schriftart auswählen (vorausgewählt: Helvetica)
• Du kannst die Hintergrundfarbe ändern
• du kannst Rundungen einfügen

Fertig. Klick auf Weiter.

Im nächsten Schritt wird dir empfohlen, die reCaptcha-Bestätigung zu nutzen. Das würde ich nicht machen, weil es für den Spamschutz bessere Möglichkeiten gibt. Das aber anderer Stelle.

6.3) Liste in Brevo auswählen

Das ist einfach: Du musst nur deine gewünschte Liste auswählen.

6.4) Einstellungen für deine automatisierten E-Mails

Die ersten Einstellungen sind einfach:

• Double-Opt-in-E-Mail anklicken
• Eine Vorlage auswählen
• Deine Optin-Vorlage auswählen

Jetzt bewährt sich, dass du deine Mails bereits angelegt hast und dass du deine Fast-geschafft und die Danke-Seite erstellt hast. Im folgenden Schritt kannst du aus den 3 runden Radio-Buttons auswählen:

• Double-Opt-In-E-Mail
• Einfache Bestätigungs-E-Mail (Nach der Einsendung des Formulars wird eine einzige Bestätigungs-E-Mail versandt.)
• Keine Bestätigungs-E-Mail (Nach der Einsendung des Formulars wird keine Bestätigungs-E-Mail versandt.)

Double-Opt-in-E-Mail in Brevo wählen

Wir wählen natürlich den ersten Radio-Button: Double-Opt-in-E-Mail. Die anderen 3 Buttons sind nicht DSGVO-konform. Wenn du Double-Opt-In-E-Mail aktiviert hast, werden weitere Optionen geöffnet. Die Optionen haben jeweils ein Kästchen zum Aktivieren. Links davon befindet sich ein senkrechter Strich. Diesen Strich ist super sinnvoll, weil der visualisiert, dass diese 3 Schritte zur Automation zusammengehören.

Bestätigungsseite nach Absenden des Formulars

Bestätigungsseite nach Klicken auf den Bestätigungslink in der E-Mail

Finale Bestätigungs-E-Mail

Automation in Brevo festlegen

Spätestens jetzt bewährt sich dein Plan, den du oben gemacht hast. Und nun wird dir vielleicht klar, warum es sinnvoll war, zuerst die Fast-geschafft-Seite, die Danke-Seite und die Bestätigungsmail anzulegen.

Bestätigungsseite nach Absenden des Formulars

Es öffnen sich 2 Felder
Feld 1) Wählen Sie eine Bestätigungsseite aus (das sind die Standardseiten von Brevo)
Feld 2) Ein leeres Feld, in der du deine URL eintragen kannst.

Du wählst natürlich die 2. Option. Kopiere die URL deiner Fast-geschafft-Seite und füge sie in das 2. Feld ein.

Bestätigungsseite nach Klicken auf den Bestätigungslink in der E-Mail

Das geht genauso wie oben:
Feld 1) Wählen Sie eine Bestätigungsseite aus (das sind die Standardseiten von Brevo)
Feld 2) Ein leeres Feld, in der du deine URL eintragen kannst.

Du wählst wiederh die 2. Option. Kopiere die URL deiner Danke-Seite und füge sie in das 2. Feld ein.

„Finale Bestätigungs-E-Mail“ wählen

Hier wählst du deine letzte Bestätigungsmail aus. Wenn du alles gemacht hast wie in dieser Anleitung, dann hast du die Vorlage für die Begrüßungsmail bereits erstellt und aktiviert.

Klick also auf Weiter

6.5) Nachrichten anpassen

Nachrichten können u.a. Fehlermeldungen sein. Beispiel: Wenn der Kontakt seine E-Mailadresse falsch geschrieben hat (so dass sie als Mailadresse nicht erkannt wird). Dann muss eine Fehlermeldung ausgegeben werden. Oder wenn er vergißt, das Mailfeld auszufüllen.

6.6) Formular Teilen

Brevo stellt mehrere Möglichkeiten vor, wie du dein Formular teilen kannst. Die 1. Möglichkeit ist ein „Quick Share“. Das heißt: Du kannst einfach per Social Media und per E-Mail den Code für das Formular weiterleiten. In diesem Fall möchtest du das Formular auf deiner Website einbinden. Dafür hast du drei Möglichkeiten

• Per iFrame
• Per HTML oder
• per einfaches HTML

Ich habe iFrame und HTML versucht.

IFrames finde ich etwas problemetisch. Sie sind nicht sehr responsiv und sie können einige Nachteile haben. Es kann sein, dass bei einem serverseitigen Cache der Code nicht geladen wird. Dann musst du die URL des Formulars im Cache ausschließen. Und du musst die URL in deinem Cookie-Plugin ausschließen.

Der Nachteil bei der HTML-Einbettung: Hier kann es passieren, dass das Formular nicht so angezeigt wird, wie du es gestaltet hast. Das passiert dann, wenn die Styles deiner Website die Styles des Formulars überschreiben. Bei mir ist genau DAS passiert.

Deshalb habe ich die iFrame-Lösung gewählt.

7. Schritt

Brevo Formular in WordPress einbauen: so geht’s

Das ist jetzt einfacher als du denkst. Du kopierst den Code (ich habe wie gesagt den iFrame kopiert).

Auf deiner Website musst du ein „Code-Modul“ wählen. Je nachdem, mit welchem Theme du arbeitest. Für das Theme Divi oder für Elementor gibt es so ein Code-Modul. Das wählst du aus und setzt es an die Stelle in deinem Newsletter-Feld, wo das Formular stehen soll. In das Code-Modul setzt du deinen kopierten Code ein.

Fertig.

Wenn du alles richtig gemacht hast, dann kann Anna sich jetzt bei deinem Newsletter anmelden.

Mach am besten ein Test.

Hast du Fragen? Dann melde dich gern bei mir. Für Support kannst du dich gern im Kalender eintragen.

Oder schreib mir einfach eine Mail.

Wichtiger technischer Schritt: Domain authentifizieren

Bevor du deinen ersten Newsletter versendest, solltest du deine Absender-Domain authentifizieren.

Dazu gehören:

• SPF-Eintrag
• DKIM-Signatur
• optional: DMARC (inkl. rua-Tag)

Warum ist das wichtig?

Ohne diese Einstellungen kann es passieren, dass deine E-Mails:

• im Spam landen
• blockiert werden
• gar nicht zugestellt werden

Brevo führt dich im Backend durch diesen Prozess. Und hier findest du deine Einträge:

• Klick oben rechts auf deinen Namen (bzw. Firmennamen, je nachdem)
• Im Kontextmenü gehst du auf „Einstellungen“
• Dann siehst du links eine neues, vertikales Menü.
• Hier auf „Absender, Domains, IPs klicken.
• Im rechten großen Feld findest du dann weitere Einstellmöglichkeiten. Oben siehst du horizontale Reiter mit unterschiedlichen Optionen.
• Beispiel Domain: Hier findest du jetzt alle DNS-Einträge.
• Die kopierst du (das zeigt dir auch Brevo an).
• Als letzten Schritt setzt du die Daten in deine DNS-Einstellungen deines Hosters ein.

Wenn du hier unsicher bist, solltest du die Einrichtung prüfen lassen. Die Zustellbarkeit deines Newsletters entscheidet darüber, ob deine mit viel Mühe und Zeit geschriebenen Mails überhaupt gelesen wird.

Wann du dir die Einrichtung sparen solltest

Es gibt Situationen, in denen ich dir nicht empfehlen würde, dein Newsletter-System selbst aufzusetzen:

• Wenn du keine Zeit hast, dich mit Technik auseinanderzusetzen.
• Wenn du dein Angebot gerade neu positionierst.
• Wenn dein Newsletter direkt Kunden bringen soll – nicht nur Abonnenten.
• Wenn du sicherstellen willst, dass Datenschutz, Domain-Authentifizierung und Zustellbarkeit sauber eingerichtet sind.

Gerade die Themen Domain-Authentifizierung, SPF, DKIM und rua-Tags werden häufig übersehen – und führen dazu, dass Mails nicht zugestellt werden.

In solchen Fällen ist es sinnvoll, die Einrichtung professionell begleiten zu lassen. Ich unterstütze dich entweder bei der kompletten Einrichtung oder baue das System gemeinsam mit dir auf – inklusive strategischer Einbindung in deine Website.

Brauchst du Unterstützung bei Brevo?

Wenn dir die technische Einrichtung zu aufwendig ist oder du sicherstellen willst, dass:

• Double-Opt-in korrekt funktioniert
• SPF und DKIM richtig gesetzt sind
• dein Newsletter strategisch in deine Website eingebunden ist

Dann unterstütze ich dich gern bei der Einrichtung.

Frag einfach unverbindlich an: hallo@constanzestraub.de Oder buche ein Kennenlerntermin.

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